担当者が退職して更新できない…そんなときのWeb保守活用法

「ホームページを作った担当者が退職してしまい、誰も更新方法がわからない…」
「WordPressのログイン情報も、どこにあるのか不明」
そんなご相談を、私たちはこれまで何度もいただいてきました。

Webサイトは会社や学校、施設の“顔”でありながら、
実際の現場では「担当者1人に属人的に任せていた」ケースが少なくありません。
その担当者が異動・退職すると、更新が止まり、気づけば何年も放置されていることも…。

この記事では、「担当者がいない」「引き継ぎ資料もない」状態からでも使えるWeb保守サービスの活用法を、
専門用語をできるだけ避けて、わかりやすくご紹介します。

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よくある悩み「担当者が辞めてから、誰も触れないサイト」

まずは、実際によくある状況を整理してみましょう。

• ・制作を担当していた職員・社員が退職し、ログイン情報や作業手順が分からない
• ・制作会社とは契約が切れており、細かな更新を頼みにくい
• ・そもそもどこに誰へ依頼すればいいか分からない
• ・「更新しなきゃ…」と思いながらも、本業が忙しくて後回しになっている

こうした状態が続くと、

• ・お知らせが数年前のまま
• ・スタッフ紹介に、すでに在籍していない人が載っている
• ・イベント情報が古く、実態と合っていない

といった「実態とかけ離れたホームページ」になってしまいます。
閲覧しているのは、お客様・利用者・取引先・求職者など、今後関わっていくかもしれない大切な相手です。
だからこそ、できるだけ早く“今の姿”に近づけてあげることが重要です。

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担当者がいないまま放置すると起こるリスク

更新できない状態を「まあそのうち何とかしよう」と放置していると、
次のようなリスクがじわじわと大きくなっていきます。

• ◾︎ 情報が古くなり、信頼感が下がる
  採用情報や料金、サービス内容などが更新されていないと、
  「この会社は今もちゃんと動いているのかな？」という不安につながってしまいます。
• ◾︎ 問い合わせの機会を逃す
  古い電話番号や担当者名がそのままだと、
  お問い合わせのハードルが上がり、見込み顧客を逃してしまうこともあります。
• ◾︎ セキュリティリスクの増大
  特にWordPressサイトなどは、
  更新やメンテナンスをしない期間が長いほど、改ざんや不正アクセスのリスクが高まります。
• ◾︎ いざというときに「誰も対応できない」状態に
  表示エラーやトラブルが発生したとき、
  社内に分かる人がいないと、復旧に余計な時間とコストがかかります。

「今すぐ大きな問題は起きていないから大丈夫」と思っていても、
時間の経過とともに“じわっと効いてくる”のがWebの放置です。

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Web保守を活用してできること

「社内に詳しい人がいない」「新しい担当者はWeb初心者」という場合でも、
外部のWeb保守サービスをうまく活用することで、次のようなことが可能になります。

• ◾︎ 更新作業の代行
  お知らせの追加、スタッフ紹介の修正、料金表の変更など、
  「テキストや写真はあるのに、更新できない」という部分をまるごとお任せできます。
• ◾︎ WordPressの管理画面まわりの整理
  ログインURL・ID・パスワードの整理、管理画面の使いやすい初期設定など、
  次の担当者が迷わないように整備してもらうことも可能です。
• ◾︎ 定期的なバックアップ・更新
  WordPress本体やプラグイン、サーバー環境の更新に伴うトラブルを減らすため、
  定期的なバックアップとアップデートをセットで行うことができます。
• ◾︎ 「ちょっとした修正」の相談窓口になる
  バナーを差し替えたい、写真を入れ替えたい、色を少し調整したい…といった、
  社内では手をつけにくい細かな修正もまとめてお願いできます。

ポイントは、「更新できないから放置」ではなく、「更新できないから外に頼む」という発想に切り替えること。
それだけで、ホームページの役割は大きく変わります。

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情報がなくても大丈夫？保守スタート時のポイント

よくある不安が、
「そもそもどのサーバーを使っているのかもわからない」
「前任者のPCにしかデータがなかったかもしれない」
といった、情報が整理されていないケースです。

その場合でも、次のような手順で少しずつ状況を把握していくことができます。

• ◾︎ ドメイン情報の確認
  どの会社でドメイン（◯◯.comなど）を管理しているかを確認します。
  契約メールアドレスや請求書から辿れる場合も多くあります。
• ◾︎ サーバー情報の確認
  サーバー会社からのメールや請求書、
  管理画面情報を手がかりに「どこにサイトが置かれているか」を保守側が調査します。
• ◾︎ WordPressログイン情報の再設定
  管理者メールアドレスが生きていれば、
  パスワードリセットなどでログイン情報を再発行できる場合もあります。
• ◾︎ 現状のサイト構成の把握
  どのプラグインを使っているか、カスタマイズの有無などを調査し、
  「触っていいところ」「慎重に対応すべきところ」を整理します。

最初は手探りでも、保守パートナーと一緒に棚卸ししていくことで、徐々に“把握できる状態”に近づいていきます。

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“人に依存しない”Web運用体制をつくるには

今回のように「担当者の退職」で困らないようにするためには、
「特定の一人に依存しない」Web運用体制をつくっておくことが大切です。

• ◾︎ アカウント情報を共有・管理する
  ドメイン・サーバー・WordPress・Googleアナリティクスなどのログイン情報を、
  社内の共有ツール（パスワード管理ツールなど）で管理しておきましょう。
• ◾︎ 簡単な更新マニュアルを用意する
  お知らせの追加方法や写真の差し替えなど、
  「よくある作業」はキャプチャ付きで簡単な手順書にしておくと安心です。
• ◾︎ 外部パートナーを“第二の担当者”として位置づける
  社内担当者と並行して、Web保守会社にも状況を共有しておくと、
  いざというときにもスムーズにバトンを渡すことができます。

社内だけで完結させようとせず、
「社内担当者＋外部パートナー」の二重構造にしておくと、
急な退職や異動にも強い体制になります。

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まとめ｜「更新できない不安」を外部パートナーで解消する

担当者が退職してしまうと、どうしてもWebサイトは後回しになりがちです。
しかし、その間にも情報は古くなり、セキュリティリスクも高まっていきます。

そんなときこそ、Web保守サービスを“頼れる外部担当者”として活用するのがおすすめです。

• ・更新作業の代行で、「放置状態」から脱出できる
• ・定期的なバックアップ・アップデートで、トラブルを未然に防げる
• ・情報整理やマニュアル化で、“人に依存しない”運用に近づける

大阪本町のデザイン会社リバースでは、
WordPressサイトの保守管理・更新代行・不具合対応まで、
「前任者がいない」「何から手をつけていいかわからない」という状態からのご相談にも対応しています。

「担当者が辞めてしまってから、ずっと気になっているサイトがある…」
もしそんなお悩みがあれば、まずは現在の状況をヒアリングし、
できるところから一緒に整えていくことも可能です。お気軽にご相談ください。