WordPressでつくる、社員向けポータルサイトのすすめ

社内のお知らせ、各種申請書、マニュアル、就業規則、研修資料など、社員に共有したい情報は日々増えていきます。

しかし、情報がメール、チャット、共有フォルダなどに分散していると、社員から「どこを見ればよいか分からない」「以前のお知らせが見つからない」といった声が出やすくなります。

そこで役立つのが、社員向けポータルサイトです。

社内の情報を一つの場所に集め、必要なときに社員自身が確認できる環境を整えることで、情報共有の負担を減らし、社内コミュニケーションを円滑にできます。

この記事では、WordPressを使って社員向けポータルサイトをつくるメリットや、掲載しておきたい内容、運用のポイントを分かりやすく解説します。

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社員向けポータルサイトが必要とされる理由

社員数や部署が増えてくると、口頭やメールだけでは情報を正確に届けにくくなります。

たとえば、同じ内容を何度も質問されたり、最新版ではない申請書が使われたり、重要なお知らせが他のメールに埋もれたりすることがあります。

社員向けポータルサイトを設けることで、次のような状態をつくれます。

• 社内情報の確認先を一つにまとめられる
• 過去のお知らせや資料を検索できる
• 部署や拠点が違っても同じ情報を共有できる
• 担当者への問い合わせを減らせる
• 重要な情報を継続して周知できる

社内ポータルは、単なる掲示板ではありません。社員が仕事を進めるうえで必要な情報へアクセスするための、社内の情報基盤として活用できます。

社内ポータルでできること

社員向けポータルサイトには、会社の状況や目的に応じてさまざまな機能を持たせられます。

・社内のお知らせ
会社からの連絡、社内行事、設備点検、休業日などを掲載します。重要なお知らせをトップページに固定表示することもできます。

・規程・書類の共有
就業規則、各種規程、申請書、届出書などをまとめて掲載します。常に最新の書類をダウンロードできる状態にしておけば、古い様式が使われるのを防げます。

・業務マニュアル
社内システムの使い方、電話対応、申請手順、業務の進め方などを掲載します。新人教育や引き継ぎにも活用できます。

・社員紹介・部署紹介
社員のプロフィールや担当業務、部署の役割を紹介します。拠点や部署が異なる社員同士の理解にもつながります。

・研修・学習コンテンツ
研修動画、資料、確認テストなどを掲載し、社員教育の場として使うこともできます。

・社内ニュース
新しい取り組み、受注事例、表彰、社員の活躍などを発信します。会社の動きを共有することで、社員の一体感を高めることにもつながります。

WordPressで構築するメリット

社員向けポータルサイトは、WordPressを使って構築することができます。

WordPressの大きなメリットは、専門的なコードを書かなくても、管理画面から記事や資料を追加しやすいことです。

• 社内のお知らせをすぐに更新できる
• 画像やPDFなどの資料を掲載しやすい
• カテゴリー別に情報を整理できる
• 過去の記事を検索できる
• 必要に応じて機能を追加できる

外部の制作会社へ毎回更新を依頼しなくても、社内担当者が日常的な情報発信を行えるため、スピード感のある運用が可能です。

また、一般公開するコーポレートサイトとは別に、社員だけが閲覧できるようログイン機能を設けることもできます。

掲載しておきたい主なコンテンツ

社員向けポータルサイトをつくる際は、最初から多くの機能を詰め込む必要はありません。

まずは、社員からの問い合わせが多い情報や、頻繁に共有している内容から整理するとよいでしょう。

• 会社からの重要なお知らせ
• 社内スケジュール・年間行事
• 就業規則・社内規程
• 休暇・経費・各種申請の方法
• 申請書や届出書のダウンロード
• 業務マニュアル・よくある質問
• 組織図・部署一覧・連絡先
• 研修資料・動画
• 社内ニュース・社員紹介
• 災害や緊急時の連絡方法

情報を追加するときは、会社側が掲載したい内容だけでなく、社員が日常業務で何を探しているかを考えることが大切です。

社員に使ってもらうための設計ポイント

社内ポータルサイトは、つくることよりも、社員に使い続けてもらうことが重要です。

情報が多くても、どこに何があるか分かりにくければ、次第に見られなくなってしまいます。

・よく使う情報をトップページに置く
申請書、マニュアル、スケジュールなど、社員が頻繁に確認する情報は、トップページからすぐに開けるようにします。

・言葉を社内で統一する
同じ書類を「経費申請書」「立替申請」「精算書」など複数の名称で呼ぶと、検索しにくくなります。社員が普段使う言葉に合わせて整理します。

・カテゴリーを増やしすぎない
細かく分類しすぎると、どこに情報があるか迷いやすくなります。総務、人事、業務マニュアル、研修など、大きな分類から始めると分かりやすくなります。

・スマートフォンからも確認できるようにする
外出や在宅勤務がある会社では、パソコン以外から確認する場面もあります。スマートフォンでも読みやすく、操作しやすい設計が必要です。

・検索機能を用意する
情報が増えてくると、メニューだけでは探しにくくなります。キーワードで必要な情報を検索できるようにします。

社内サイトだからこそ必要な安全対策

社員向けポータルサイトには、社内規程や社員情報、業務マニュアルなど、外部へ公開しない情報を掲載することがあります。

そのため、一般的なWebサイト以上に、閲覧範囲や管理方法を考える必要があります。

• IDとパスワードによるログイン制限
• 社員や部署ごとの閲覧権限の設定
• 退職者アカウントの速やかな停止
• WordPressやプラグインの定期更新
• バックアップの取得
• 不正ログインを防ぐための対策

特に、全社員が同じIDとパスワードを共有する方法は、退職者が出た際の管理が難しくなります。可能であれば、社員ごとにアカウントを発行し、誰が閲覧・更新できるかを管理することが望ましいでしょう。

また、個人情報や機密性の高いデータをどこまで掲載するかについても、事前に社内ルールを決めておくことが大切です。

公開後も続けやすい運用体制

社員向けポータルサイトは、公開した時点が完成ではありません。

古い情報が残ったままになっていると、社員はどの情報を信じればよいか分からなくなり、ポータルサイト自体が使われなくなってしまいます。

運用を続けるためには、次のようなルールを決めておきます。

• 全体を管理する担当部署を決める
• 各カテゴリーの更新担当者を決める
• 公開前の確認方法を決める
• 古い記事や書類を定期的に見直す
• 更新日や担当部署をページ内に表示する
• 困ったときに相談できる保守先を用意する

すべての更新を一人に任せるのではなく、総務、人事、各部署などが役割を分担できる仕組みにすると、運用負担を減らせます。

また、WordPress本体やプラグインの更新、バックアップ、不具合対応などは、通常の記事更新とは別に、専門的な保守管理が必要です。

まとめ｜社内情報が集まる場所をつくる

社員向けポータルサイトを導入すると、社内に散らばっている情報を一つの場所へ集約できます。

社員が必要な情報を自分で確認できるようになることで、担当者への問い合わせや同じ案内を繰り返す負担を減らすことができます。

また、規程や申請書を共有するだけでなく、社員紹介、社内ニュース、研修コンテンツなどを掲載することで、社内コミュニケーションや会社への理解を深める場としても活用できます。

大切なのは、機能を増やすことではなく、

• 社員が必要な情報を見つけやすいこと
• 社内担当者が無理なく更新できること
• 外部に見せない情報を安全に管理できること
• 公開後も継続してメンテナンスできること

です。

大阪・本町を拠点とする株式会社リバースでは、WordPressを活用した社員向けポータルサイトについて、情報整理、デザイン、システム構築、操作説明、公開後の保守まで一貫して対応しています。

社内情報が分散している、同じ質問への対応が増えている、社員への情報共有を改善したいとお考えの際は、ぜひご相談ください。

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