担当者が退職してホームページを更新できないときの対処法

「ホームページを更新していた担当者が退職した」
「新しいお知らせを掲載したいが、管理画面の場所が分からない」
「ログインIDやパスワードが引き継がれていない」

このようなお悩みはありませんか。

ホームページの管理を特定の担当者へ任せていると、退職や異動によって更新方法が分からなくなることがあります。

また、担当者が制作会社との窓口になっていた場合は、どの会社へ連絡すればよいか分からないケースもあります。

担当者が退職してホームページを更新できない場合でも、すぐにサイトを作り直す必要があるとは限りません。

まず、社内に残っている情報を確認し、WordPress管理画面、ドメイン、サーバー、制作会社との契約状況を整理することが大切です。

この記事では、担当者が退職してホームページを更新できないときの対処法について、順番に分かりやすく解説します。

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担当者が退職してホームページを更新できないときはどうする？

まず、現在困っている内容を整理しましょう。

ホームページを更新できないといっても、状況によって必要な対応は異なります。

たとえば、次のようなケースがあります。

• ・WordPress管理画面のURLが分からない
• ・ログインIDやパスワードが分からない
• ・更新方法を知っている社員がいない
• ・制作会社の連絡先が分からない
• ・ドメインやサーバーの契約状況が分からない
• ・ブログ記事を投稿できない
• ・会社情報や採用情報を変更できない
• ・問い合わせフォームの通知先を変更したい

ホームページが通常通り表示されている場合は、慌てて作り直す必要はありません。

まず、次の順番で確認しましょう。

• ・社内に残っている資料やメールを確認する
• ・制作会社へ連絡する
• ・WordPress管理画面へログインできるか確認する
• ・ドメインとサーバーの管理状況を確認する
• ・バックアップが残っているか確認する
• ・今後の管理体制を整理する

すべての情報がそろっていなくても問題ありません。

分かる情報と分からない情報を分けて整理することで、次に必要な対応が見えやすくなります。

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対処法1｜社内に残っている情報を確認する

まず、退職した担当者が使用していた資料、メール、共有フォルダなどを確認します。

担当者本人しか把握していないと思っていても、過去のメールや社内資料に必要な情報が残っていることがあります。

次の資料を確認しましょう。

• ・制作時の契約書
• ・見積書
• ・請求書
• ・制作会社とのメール
• ・社内の共有フォルダ
• ・業務マニュアル
• ・パスワード管理ツール
• ・ブラウザに保存されたログイン情報

過去のメールを検索するときは、次のような言葉を入力してみましょう。

• ・ホームページ
• ・WordPress
• ・管理画面
• ・ログイン
• ・パスワード
• ・ドメイン
• ・サーバー
• ・更新費用
• ・保守管理
• ・バックアップ

見つかった情報は、今後も確認できるように社内で整理して保管しましょう。

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対処法2｜制作会社へ連絡する

ホームページを制作した会社が分かる場合は、現在の状況を伝えて相談しましょう。

制作会社へ連絡するときは、次の内容を整理するとスムーズです。

• ・会社名
• ・ホームページのURL
• ・以前の担当者が退職したこと
• ・現在困っている内容
• ・更新したいページ
• ・社内に残っているログイン情報
• ・今後の管理方法について相談したいこと

制作会社へ確認したい内容は、次のとおりです。

• ・WordPress管理画面のURL
• ・自社用のログインアカウントがあるか
• ・管理者権限を持つアカウントを発行できるか
• ・ドメインとサーバーを誰が管理しているか
• ・保守管理契約があるか
• ・更新作業を依頼できるか
• ・操作方法を教えてもらえるか

以前の担当者個人のアカウントをそのまま使用するのではなく、新しい担当者用のアカウントを用意できるか確認しましょう。

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対処法3｜WordPress管理画面にログインできるか確認する

WordPressで制作されたホームページの場合は、管理画面へログインできるか確認します。

WordPress管理画面では、ブログ記事の投稿、画像の追加、ページの修正、ユーザー情報の管理などを行います。

次の項目を確認しましょう。

• ・WordPress管理画面のURLが分かるか
• ・ログインIDとパスワードが分かるか
• ・登録されているメールアドレスを確認できるか
• ・新しい担当者用のアカウントを追加できるか
• ・以前の担当者のアカウントが残っているか
• ・以前の担当者のアカウントを停止できるか

以前の担当者のアカウントが残っている場合は、すぐに削除するのではなく、新しい管理者アカウントを作成し、問題なく利用できることを確認してから対応しましょう。

また、ログインできる場合でも、バックアップを取得せずにWordPress本体、テーマ、プラグインを更新することは避けた方がよい場合があります。

現在の状態を確認せずに更新すると、表示崩れやエラーが発生することがあるためです。

WordPressの保守管理については、こちらもご覧ください。
→ WordPress保守・運用サポートはこちら

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対処法4｜ドメインとサーバーの管理状況を確認する

ホームページの管理では、WordPress管理画面だけでなく、ドメインとサーバーの情報も重要です。

ドメインとは、ホームページの住所にあたるものです。

たとえば、当社サイトの場合は、

トップページ

の「rebirth-ad.com」がドメインです。

サーバーとは、ホームページのデータを保管し、インターネット上に表示するための場所です。

次の内容を確認しましょう。

• ・ドメインの契約名義は自社か、制作会社か
• ・サーバーの契約名義は自社か、制作会社か
• ・利用している管理会社はどこか
• ・管理画面へログインできるか
• ・登録メールアドレスを確認できるか
• ・更新期限はいつか
• ・自動更新が設定されているか
• ・支払い方法は有効か

ドメインやサーバーの契約更新が行われないと、ホームページが表示されなくなる可能性があります。

独自ドメインのメールアドレスを利用している場合は、メールの送受信にも影響することがあります。

担当者の退職を機に、社内で契約状況を把握できる状態にしておきましょう。

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対処法5｜更新したい内容を整理する

管理情報の確認とあわせて、現在更新したい内容も整理しましょう。

更新作業の内容によって、自社で対応できるか、制作会社へ依頼した方がよいかが異なります。

たとえば、次のような内容があります。

• ・お知らせやブログ記事を投稿したい
• ・会社情報を変更したい
• ・住所や電話番号を変更したい
• ・スタッフ情報を修正したい
• ・採用情報を追加したい
• ・サービスページを変更したい
• ・画像を差し替えたい
• ・問い合わせフォームの通知先を変更したい
• ・新しいページを追加したい

ブログ記事やお知らせの投稿であれば、操作方法を確認することで自社対応できる場合があります。

一方で、レイアウト変更、新しいページの追加、フォーム修正、プログラムの変更などは、制作会社へ依頼した方がよい場合があります。

更新したい内容を一覧にしておくと、相談時に必要な対応を整理しやすくなります。

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対処法6｜バックアップを確認する

ホームページの管理を引き継ぐときは、バックアップが残っているか確認しましょう。

バックアップとは、ホームページに問題が起きた場合に備えて、復元できるようにデータを保存しておくことです。

主に、次の内容を確認します。

• ・画像やテーマなどのファイル
• ・固定ページや投稿記事のデータ
• ・WordPressのデータベース
• ・問い合わせフォームの設定
• ・サーバー側の自動バックアップ
• ・制作会社が保存しているバックアップ

サーバー会社によっては、自動バックアップ機能が用意されている場合があります。

ただし、保存期間、対象データ、復元方法はサービスによって異なります。

ホームページが正常に表示されている場合でも、問題が起きる前にバックアップを確保しておきましょう。

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制作会社が分からない場合はどうする？

退職した担当者しか制作会社を把握しておらず、どこへ連絡すればよいか分からない場合もあります。

その場合は、社内に残っている資料を確認しましょう。

• ・制作時の契約書
• ・見積書
• ・請求書
• ・銀行振込の履歴
• ・クレジットカードの利用明細
• ・過去のメール
• ・社内の共有フォルダ
• ・担当者の引き継ぎ資料

請求書や支払い履歴から、制作会社、サーバー会社、ドメイン管理会社が分かる場合があります。

また、制作会社が分からない場合でも、別の制作会社へ相談することはできます。

まず、ホームページのURL、現在困っている内容、社内に残っている情報を伝えましょう。

すべての情報がそろっていなくても、確認できる項目から整理できます。

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別の制作会社へ引き継ぐときに必要な情報

現在の制作会社へ依頼できない場合や、今後の保守管理を見直したい場合は、別の制作会社へ相談することも選択肢のひとつです。

新しい制作会社へ相談するときは、分かる範囲で次の内容を整理しましょう。

• ・ホームページのURL
• ・現在困っている内容
• ・更新したいページ
• ・WordPress管理画面のURL
• ・WordPressのログイン情報
• ・サーバー会社
• ・サーバー管理画面のログイン情報
• ・ドメイン管理会社
• ・ドメイン管理画面のログイン情報
• ・契約名義
• ・バックアップの有無
• ・今後依頼したい内容

ログイン情報を共有するときは、メール本文へ直接記載するのではなく、安全な共有方法について事前に相談しましょう。

また、すべての情報が見つからない場合でも、まずホームページのURLと困っている内容を伝えることで相談を始められます。

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今後のホームページ管理で決めておきたいこと

新しい担当者や制作会社へ管理を引き継ぐときは、同じ問題が起きないように管理体制を整理しましょう。

次の内容を社内で共有しておくことが大切です。

• ・制作会社の連絡先
• ・WordPress管理画面のURL
• ・自社用の管理者アカウント
• ・ドメイン管理会社
• ・サーバー会社
• ・契約名義
• ・更新期限
• ・支払い方法
• ・バックアップの取得方法
• ・不具合が起きたときの相談先
• ・自社で更新する範囲
• ・制作会社へ依頼する範囲

ログイン情報は、担当者個人だけで保管するのではなく、社内のルールに沿って安全に管理しましょう。

また、退職や異動が決まったときに確認する項目を、あらかじめ引き継ぎ資料としてまとめておくと安心です。

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担当者が退職した場合のチェックリスト

ホームページの担当者が退職した場合は、次の項目を確認しましょう。

• ・制作会社の連絡先が分かるか
• ・ホームページは通常通り表示されているか
• ・問い合わせフォームからメールが届くか
• ・WordPress管理画面のURLが分かるか
• ・WordPress管理画面へログインできるか
• ・新しい担当者用のアカウントを作成できるか
• ・以前の担当者のアカウントを確認したか
• ・ドメイン管理会社が分かるか
• ・ドメインの契約名義が分かるか
• ・ドメインの更新期限を確認できるか
• ・サーバー会社が分かるか
• ・サーバーの契約名義が分かるか
• ・サーバーの更新期限を確認できるか
• ・バックアップが残っているか
• ・更新したい内容を整理したか
• ・今後の管理担当者を決めたか
• ・ログイン情報を社内で共有できる状態にしたか

すべての情報が分からなくても、まず確認できた内容を整理しましょう。

現在の状況が分かれば、更新作業、WordPress保守、管理の引き継ぎ、サイトリニューアルなど、必要な対応を検討しやすくなります。

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まとめ｜社内で管理情報を共有できる体制を整える

ホームページの担当者が退職して更新できない場合は、まず次の内容を確認しましょう。

• ・社内に残っている資料やメールを確認する
• ・制作会社へ連絡する
• ・WordPress管理画面へログインできるか確認する
• ・ドメインとサーバーの管理状況を確認する
• ・更新したい内容を整理する
• ・バックアップが残っているか確認する
• ・今後の管理体制を決める

ホームページが通常通り表示されている場合は、慌ててサイトを作り直す必要はありません。

まず、分かる情報と分からない情報を整理し、必要に応じて制作会社へ相談しましょう。

また、担当者の退職や異動があっても困らないように、WordPress、ドメイン、サーバー、制作会社の連絡先を社内で共有しておくことが大切です。

大阪本町を拠点とする株式会社リバースでは、WordPressの不具合対応、保守管理、制作会社変更に伴う引き継ぎ、ホームページの緊急復旧、サイトリニューアルなど、現在の状況に合わせた対応をご提案しています。

「担当者が退職して、ホームページを更新できない」
「管理画面のURLやログイン情報が分からない」
「ドメインやサーバーの契約状況を整理したい」
「今後の保守管理を相談できる会社を探している」

このような場合は、分かる情報から整理し、お気軽にご相談ください。

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