制作会社の担当者が変わって話が進まないときの解決方法

「ホームページ制作会社の担当者が変わってから、話が進まなくなった」
「以前の担当者へ伝えていた内容が、新しい担当者へ引き継がれていない」
「修正を依頼しているが、いつ対応してもらえるのか分からない」

このようなお悩みはありませんか。

ホームページの制作や保守管理を依頼していると、制作会社側の担当者が異動、退職、変更になることがあります。

担当者が変わること自体は珍しいことではありません。

しかし、これまでの経緯、依頼内容、優先順位、今後の予定が十分に共有されていないと、修正やリニューアルの話が進みにくくなることがあります。

このような場合は、すぐに制作会社を変更するのではなく、まず現在止まっている内容を整理し、誰が、何を、いつまでに対応するのかを明確にすることが大切です。

この記事では、制作会社の担当者が変わって話が進まないときの解決方法について、順番に分かりやすく解説します。

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制作会社の担当者が変わって話が進まないときはどうする？

担当者が変わったあとに話が進まない場合は、まず何が止まっているのかを整理しましょう。

たとえば、次のような状態があります。

• ・依頼した修正が反映されていない
• ・見積もりを依頼したが届かない
• ・問い合わせても回答が曖昧になっている
• ・打ち合わせをしたが、次の予定が決まっていない
• ・以前の担当者へ伝えた内容が引き継がれていない
• ・誰に連絡すればよいか分からない
• ・複数の担当者から異なる回答が届く
• ・軽微な修正にも時間がかかっている

このような状態が続くと、制作会社へ不満を感じることもあると思います。

一方で、話が進まない原因は、制作会社側の対応だけとは限りません。

依頼内容が複数のメールに分かれていたり、優先順位が伝わっていなかったり、判断する担当者が明確でなかったりすると、対応が止まりやすくなります。

まず、次の順番で確認しましょう。

• ・現在止まっている内容を一覧にする
• ・これまでの経緯を整理する
• ・優先順位を決める
• ・制作会社側の窓口を確認する
• ・次に誰が何をするのかを決める
• ・対応期限を確認する
• ・打ち合わせ後に記録を残す

一度整理して共有することで、話が進みやすくなる場合があります。

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解決方法1｜現在止まっている内容を整理する

最初に、現在どの作業が止まっているのかを整理します。

複数の修正や相談を同時に依頼している場合は、一度一覧にまとめましょう。

たとえば、次のように整理します。

• ・トップページの文章を変更したい
• ・スタッフ紹介ページの画像を差し替えたい
• ・採用情報を追加したい
• ・問い合わせフォームの通知先を変更したい
• ・スマートフォンで発生している表示崩れを直したい
• ・新しいサービスページの見積もりがほしい
• ・サイトリニューアルの予定を確認したい

それぞれの項目について、次の内容も記載すると分かりやすくなります。

• ・依頼した日
• ・依頼した内容
• ・対象となるページのURL
• ・希望する対応
• ・現在の進捗状況
• ・いつまでに対応してほしいか

依頼内容を一覧にすることで、制作会社側も状況を確認しやすくなります。

また、自社側でも、何を優先すべきか判断しやすくなります。

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解決方法2｜これまでの経緯を共有する

新しい担当者が、これまでの経緯を十分に把握していない場合があります。

以前の担当者へ伝えていた内容が引き継がれていないと、同じ説明を繰り返すことになり、話が進みにくくなります。

そこで、これまでの経緯を簡潔に整理しましょう。

たとえば、次の内容です。

• ・いつ頃から制作会社へ依頼しているか
• ・これまでに制作したページ
• ・現在契約している保守管理の内容
• ・以前の担当者へ相談していた内容
• ・対応が完了している内容
• ・対応途中の内容
• ・まだ回答が届いていない内容

過去のメールをすべて転送するだけでは、新しい担当者が内容を把握しにくい場合があります。

まず、要点を一覧にまとめ、必要に応じて過去のメールや資料を添付すると分かりやすくなります。

長期間のやり取りがある場合は、一度打ち合わせを行い、現在の状況を整理することも有効です。

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解決方法3｜依頼内容に優先順位を付ける

複数の依頼がある場合は、すべてを同時に進めるのではなく、優先順位を付けましょう。

優先順位が明確でないと、制作会社側も、どの作業から進めればよいか判断しにくくなります。

たとえば、次のように整理します。

優先度が高い内容

• ・ホームページが表示されない
• ・問い合わせフォームからメールが届かない
• ・会社の住所や電話番号が間違っている
• ・終了したサービスが掲載されたままになっている
• ・不審なページへ転送される
• ・ブラウザにセキュリティ警告が表示される

早めに対応したい内容

• ・採用情報を更新したい
• ・キャンペーンやイベント情報を掲載したい
• ・新しいサービスを追加したい
• ・画像や文章を変更したい

今後検討する内容

• ・デザインを見直したい
• ・サイト全体をリニューアルしたい
• ・SEO対策を強化したい
• ・ブログ運用を始めたい

優先順位を整理すると、緊急対応と中長期の改善を分けて考えられます。

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解決方法4｜担当範囲と窓口を明確にする

制作会社によっては、営業担当者、ディレクター、デザイナー、エンジニア、保守担当者など、複数の担当者が関わっています。

そのため、担当者が変わったあとに、

「誰に連絡すればよいか分からない」
「複数の担当者へ同じ内容を説明している」
「担当者によって回答が異なる」

という状態になることがあります。

まず、制作会社へ次の内容を確認しましょう。

• ・今後の主な窓口は誰か
• ・修正依頼は誰へ送ればよいか
• ・見積もりの相談は誰へ送ればよいか
• ・不具合が発生した場合は誰へ連絡すればよいか
• ・担当者が不在の場合の連絡先はあるか
• ・メールの宛先や連絡方法は決まっているか

連絡窓口をひとつに決めると、依頼内容を整理しやすくなります。

また、自社側でも、制作会社へ連絡する担当者を決めておくことが大切です。

社内の複数の担当者が、それぞれ別の内容を依頼すると、制作会社側で優先順位を判断しにくくなる場合があります。

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解決方法5｜期限と次の対応を具体的に確認する

話が進まないときは、次に誰が何をするのかを具体的に確認します。

たとえば、

「確認をお願いします」
「できるだけ早く対応してください」

と伝えるだけでは、いつまでに何をするのかが分かりにくい場合があります。

次のように具体的に整理しましょう。

• ・制作会社から見積もりを提出する日
• ・自社側で原稿を用意する日
• ・画像を提出する日
• ・修正内容を確認する日
• ・テスト環境を確認する日
• ・公開予定日
• ・次回の打ち合わせ日

大きな制作案件の場合は、すべての予定を最初から確定できないこともあります。

その場合でも、少なくとも、

• ・次に行う作業
• ・作業を担当する人
• ・回答や対応の予定日

を確認しておくと、話が止まりにくくなります。

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解決方法6｜打ち合わせ後に記録を残す

電話やオンライン会議で相談した場合は、打ち合わせ後に内容を記録しておきましょう。

口頭だけで話を進めると、

「どこまで決まったのか」
「誰が対応するのか」
「いつまでに進めるのか」

が曖昧になることがあります。

打ち合わせ後は、次の内容をメールなどで共有します。

• ・決まった内容
• ・保留になった内容
• ・自社側で対応する内容
• ・制作会社側で対応する内容
• ・それぞれの期限
• ・次回の確認日

記録を残すことで、担当者が再び変更になった場合でも、経緯を確認しやすくなります。

また、依頼内容を一覧にして定期的に更新すると、進捗状況が分かりやすくなります。

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ホームページの管理情報も確認する

担当者が変わったタイミングで、ホームページの管理情報も確認しておきましょう。

制作会社へ管理を任せている場合、自社で契約状況やログイン情報を把握していないことがあります。

次の内容を確認します。

• ・WordPress管理画面のURL
• ・自社用のWordPress管理者アカウント
• ・ドメイン管理会社
• ・ドメインの契約名義
• ・ドメインの更新期限
• ・サーバー会社
• ・サーバーの契約名義
• ・サーバーの更新期限
• ・バックアップの取得方法
• ・問い合わせフォームの通知先

ホームページの管理情報を把握しておくと、担当者変更、制作会社変更、不具合発生時にも対応しやすくなります。

ログイン情報を共有するときは、メール本文へ直接記載するのではなく、安全な共有方法について事前に確認しましょう。

WordPressの保守管理については、こちらもご覧ください。
→ WordPress保守・運用サポートはこちら

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担当者の変更だけで制作会社を変える必要はある？

担当者が変わったあとに話が進まないと、制作会社の変更を考えることもあると思います。

ただし、担当者が変わっただけで、すぐに制作会社を変更する必要があるとは限りません。

まず、次の内容を確認しましょう。

• ・新しい担当者と一度打ち合わせをしたか
• ・現在の依頼内容を一覧で共有したか
• ・優先順位を伝えたか
• ・次に行う作業と期限を確認したか
• ・担当者以外の窓口を確認したか
• ・保守管理の契約内容を確認したか

依頼内容と期限を整理しても改善しない場合は、制作会社の責任者へ相談する方法もあります。

まず、現在の制作会社で改善できるか確認し、そのうえで今後の対応を検討しましょう。

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制作会社の変更を検討した方がよいケース

現在の制作会社で改善が難しい場合は、別の制作会社への相談も選択肢のひとつです。

たとえば、次のような状態が続いている場合です。

• ・複数回連絡しても返信がない
• ・担当者が頻繁に変わり、引き継ぎが行われていない
• ・依頼内容を整理しても対応予定が分からない
• ・見積もりや回答が長期間届かない
• ・ホームページの不具合に対応してもらえない
• ・保守管理の契約内容が不明確になっている
• ・管理情報を確認できない
• ・今後も安心して運用を任せることが難しい

制作会社を変更するときは、現在の不満だけで判断するのではなく、今後どのようなサポートを求めるのかも整理しましょう。

たとえば、次のような内容です。

• ・軽微な修正を依頼したい
• ・WordPressを定期的に確認してほしい
• ・不具合が起きたときに相談したい
• ・SEO改善やブログ運用も相談したい
• ・サイトリニューアルを検討したい

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別の制作会社へ相談するときに整理したい情報

別の制作会社へ相談するときは、分かる範囲で現在の状況を整理しましょう。

次の内容があると、相談を進めやすくなります。

• ・ホームページのURL
• ・現在困っている内容
• ・更新したいページ
• ・これまでの制作会社とのやり取り
• ・WordPress管理画面のURL
• ・WordPressのログイン情報
• ・ドメイン管理会社
• ・ドメインの契約名義
• ・サーバー会社
• ・サーバーの契約名義
• ・バックアップの有無
• ・現在の保守管理契約
• ・今後依頼したい内容

すべての情報がそろっていなくても問題ありません。

まず、ホームページのURL、困っている内容、今後希望する対応を伝えることで、確認すべき項目を整理できます。

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話が進まないときのチェックリスト

制作会社の担当者が変わり、話が進まない場合は、次の項目を確認しましょう。

• ・現在止まっている内容を一覧にしたか
• ・依頼した日を確認したか
• ・対象ページのURLを記載したか
• ・優先順位を付けたか
• ・これまでの経緯を共有したか
• ・制作会社側の窓口を確認したか
• ・自社側の連絡担当者を決めたか
• ・次に行う作業を確認したか
• ・誰が対応するのか確認したか
• ・回答や対応の予定日を確認したか
• ・打ち合わせ後に記録を残したか
• ・保留になっている内容を整理したか
• ・WordPress管理画面の情報を確認したか
• ・ドメインとサーバーの契約状況を確認したか
• ・バックアップの有無を確認したか
• ・改善が難しい場合は別の制作会社への相談を検討したか

すべてを一度に解決する必要はありません。

まず、優先度が高い内容から順番に確認し、対応を進めましょう。

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まとめ｜依頼内容と次の対応を見える化する

制作会社の担当者が変わって話が進まない場合は、まず次の内容を確認しましょう。

• ・現在止まっている内容を整理する
• ・これまでの経緯を共有する
• ・依頼内容に優先順位を付ける
• ・制作会社側と自社側の窓口を明確にする
• ・次に誰が何をするのか確認する
• ・対応期限を確認する
• ・打ち合わせ後に記録を残す

担当者が変わっただけで、すぐに制作会社を変更する必要があるとは限りません。

一度、依頼内容と今後の予定を整理し、現在の制作会社で改善できるか確認しましょう。

一方で、何度連絡しても回答がない、引き継ぎが行われていない、不具合に対応してもらえないといった状態が続く場合は、別の制作会社へ相談することも選択肢のひとつです。

大阪本町を拠点とする株式会社リバースでは、WordPressの不具合対応、保守管理、制作会社変更に伴う引き継ぎ、ホームページの緊急復旧、サイトリニューアルなど、現在の状況に合わせた対応をご提案しています。

「制作会社の担当者が変わってから、話が進まない」
「依頼している修正が反映されない」
「今後のホームページ管理を見直したい」
「別の制作会社へ引き継げるか相談したい」

このような場合は、分かる情報から整理し、お気軽にご相談ください。

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