ホームページ管理を制作会社に任せきりにするリスクとは

「ホームページの管理は、制作会社へすべて任せている」
「ドメインやサーバーの契約先を確認したことがない」
「WordPressのログイン情報が社内に残っているか分からない」

このような状態になっていませんか。

ホームページの運用や保守を制作会社へ依頼すること自体は、問題ありません。

WordPressの更新、不具合対応、バックアップ、修正作業などを専門会社へ任せることで、社内の負担を減らせる場合があります。

一方で、ドメイン、サーバー、WordPressのログイン情報、契約内容などを自社でまったく把握していない状態には注意が必要です。

担当者の退職、制作会社の体制変更、連絡の遅れ、廃業などが起きたときに、ホームページを更新できなくなる可能性があるためです。

この記事では、ホームページ管理を制作会社に任せきりにするリスクと、自社でも把握しておきたい情報について分かりやすく解説します。

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ホームページ管理を制作会社に任せきりにすると何が起きる？

ホームページを制作会社へ任せることと、自社で何も把握しないことは異なります。

専門的な作業を制作会社へ依頼しながらも、契約状況や管理情報は自社でも確認できる状態にしておくことが大切です。

制作会社へ任せきりにしていると、次のような問題が起きる場合があります。

• ・ドメインの契約先や更新期限が分からない
• ・サーバーの管理画面へログインできない
• ・WordPressを更新できる社員がいない
• ・制作会社の担当者が変わると話が進まない
• ・別の制作会社へ管理を引き継げない
• ・バックアップが残っているか分からない
• ・問い合わせフォームの不具合に気づかない
• ・会社のメールが突然使えなくなる

ホームページが正常に表示されているときは、管理状況を確認する機会が少ないかもしれません。

しかし、問題が起きてから情報を探すと、復旧や引き継ぎに時間がかかることがあります。

まず、自社でどこまで把握できているか確認しましょう。

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リスク1｜ドメインの契約状況が分からなくなる

ドメインとは、ホームページの住所にあたるものです。

たとえば、当社サイトの場合は、

トップページ

の「rebirth-ad.com」がドメインです。

ホームページ管理を制作会社へ任せきりにしていると、ドメインを誰が契約し、どのように更新しているか分からなくなることがあります。

次の内容を確認しましょう。

• ・ドメインの契約名義は自社か、制作会社か
• ・どのドメイン管理サービスを利用しているか
• ・管理画面へログインできるか
• ・登録メールアドレスを自社で確認できるか
• ・次回の更新期限はいつか
• ・自動更新が設定されているか
• ・登録されている支払い方法は有効か

ドメインの更新が行われないと、ホームページが表示されなくなる可能性があります。

また、独自ドメインのメールアドレスを利用している場合は、メールの送受信にも影響することがあります。

ドメインは、できる限り自社でも契約状況を把握しておきましょう。

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リスク2｜サーバーの管理情報を確認できない

サーバーとは、ホームページのデータを保管し、インターネット上に表示するための場所です。

サーバーの契約や管理を制作会社へ任せている場合は、次の内容を確認しましょう。

• ・利用しているサーバー会社はどこか
• ・サーバーの契約名義は自社か、制作会社か
• ・管理画面へログインできるか
• ・契約の更新期限はいつか
• ・自動更新が設定されているか
• ・支払い方法は有効か
• ・メールアドレスも同じサーバーで管理しているか
• ・自動バックアップ機能があるか

サーバー契約が停止すると、ホームページが表示されなくなる場合があります。

会社のメールアドレスを同じサーバーで管理している場合は、メールにも影響します。

サーバーの管理画面を日常的に操作する必要がなくても、契約先や更新方法は社内で確認できる状態にしておきましょう。

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リスク3｜WordPressを更新できなくなる

WordPressで制作されたホームページでは、管理画面からブログ記事の投稿、画像の追加、ページの修正などを行います。

管理画面の情報を制作会社や社内の特定担当者しか把握していないと、担当者の退職や異動によって更新できなくなることがあります。

次の内容を確認しましょう。

• ・WordPress管理画面のURL
• ・自社用のログインアカウント
• ・管理者権限を持つアカウントがあるか
• ・登録メールアドレスを確認できるか
• ・担当者ごとにアカウントを分けているか
• ・退職した担当者のアカウントが残っていないか

複数の社員で同じIDとパスワードを使い回すのではなく、担当者ごとにアカウントを用意した方が管理しやすくなります。

ただし、WordPress本体、テーマ、プラグインの更新は、バックアップを確認してから行いましょう。

長期間更新されていないサイトでは、更新によって表示崩れやエラーが発生する場合があります。

WordPressの保守管理については、こちらもご覧ください。
→ WordPress保守・運用サポートはこちら

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リスク4｜担当者の退職や異動で話が止まる

制作会社の担当者や、自社のホームページ担当者が変わることもあります。

情報を特定の担当者だけが把握していると、退職や異動によって次のような問題が起きる場合があります。

• ・制作会社の連絡先が分からない
• ・これまでの依頼内容が分からない
• ・更新方法を知っている社員がいない
• ・ログイン情報が引き継がれていない
• ・保守管理の契約内容が分からない
• ・修正を依頼している途中で話が止まる

担当者が変わっても困らないように、次の情報を社内で共有しましょう。

• ・制作会社の連絡先
• ・担当者名
• ・現在依頼している内容
• ・WordPress管理画面のURL
• ・ドメインとサーバーの契約状況
• ・保守管理の対応範囲
• ・不具合が起きたときの相談先

担当者個人に依存しない管理体制を整えることが大切です。

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リスク5｜制作会社の変更が難しくなる

制作会社からの返信が遅い、担当者が頻繁に変わる、保守内容が分かりにくいといった理由から、別の制作会社へ相談したい場合もあります。

しかし、管理情報を把握していないと、制作会社の変更に時間がかかることがあります。

たとえば、次の情報が必要になる場合があります。

• ・WordPress管理画面のログイン情報
• ・サーバー管理画面のログイン情報
• ・ドメイン管理画面のログイン情報
• ・ドメインとサーバーの契約名義
• ・バックアップデータ
• ・ホームページのファイル
• ・データベース
• ・問い合わせフォームの設定
• ・メールの設定情報

すべての情報がそろっていなくても、相談を始めることはできます。

ただし、管理状況を自社でも把握している方が、引き継ぎを進めやすくなります。

制作会社を変更する予定がなくても、現在の管理情報を定期的に確認しておきましょう。

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リスク6｜バックアップの有無が分からない

ホームページに不具合が起きた場合に備えて、バックアップを確保しておくことが大切です。

制作会社へ任せきりにしていると、

「バックアップを取っていると思っていた」
「どの範囲まで保存されているか分からない」
「問題が起きたが、復元できるデータがない」

という状態になることがあります。

次の内容を確認しましょう。

• ・バックアップを取得しているか
• ・どのデータを保存しているか
• ・どのくらいの頻度で取得しているか
• ・保存期間はどのくらいか
• ・保存先はどこか
• ・復元作業は誰が行うか
• ・復元に費用がかかるか

主に確認したいデータは、次のとおりです。

• ・画像やテーマなどのファイル
• ・固定ページや投稿記事のデータ
• ・WordPressのデータベース
• ・問い合わせフォームの設定
• ・メールデータ

サーバー会社の自動バックアップを利用している場合も、保存期間や復元方法を確認しておきましょう。

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リスク7｜問い合わせやメールの不具合に気づきにくい

ホームページが表示されていても、すべての機能が正常に動いているとは限りません。

特に確認したいのが、問い合わせフォームと会社のメールです。

次のような問題が起きている場合があります。

• ・問い合わせフォームを送信できない
• ・送信完了画面は表示されるが、通知メールが届かない
• ・ユーザー側へ自動返信メールが届かない
• ・会社のメールを受信できない
• ・メールが迷惑メールフォルダへ入っている
• ・古い担当者のメールアドレスへ通知されている

問い合わせフォームに不具合があると、見込み客から連絡が届いていないことに気づかない可能性があります。

少なくとも定期的に、実際にフォームを送信して確認しましょう。

次の点を確認します。

• ・フォームを送信できるか
• ・送信完了画面が表示されるか
• ・ユーザー側へ自動返信メールが届くか
• ・管理者側へ通知メールが届くか
• ・スマートフォンでも入力しやすいか

問い合わせ導線については、こちらもご覧ください。
→ CTA改善・問い合わせ導線改善はこちら

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自社でも把握しておきたい管理情報

ホームページの技術的な管理を制作会社へ依頼する場合でも、次の情報は自社で整理しておきましょう。

• ・ホームページのURL
• ・制作会社の連絡先
• ・保守管理の対応範囲
• ・WordPress管理画面のURL
• ・自社用のWordPress管理者アカウント
• ・ドメイン管理会社
• ・ドメインの契約名義
• ・ドメインの更新期限
• ・サーバー会社
• ・サーバーの契約名義
• ・サーバーの更新期限
• ・バックアップの取得状況
• ・問い合わせフォームの通知先
• ・会社メールの管理状況
• ・不具合が起きたときの連絡先

ログイン情報は、担当者個人のパソコンやメールだけに保存するのではなく、社内のルールに沿って安全に保管しましょう。

また、担当者が退職、異動したときに確認する項目を、引き継ぎ資料としてまとめておくと安心です。

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制作会社と自社の役割を分けて考える

ホームページの管理は、すべてを自社で行う必要はありません。

専門的な作業は、制作会社へ任せた方がよい場合があります。

たとえば、次のように役割を分けて考えます。

自社でも把握しておきたいこと

• ・ドメインとサーバーの契約先
• ・契約名義と更新期限
• ・WordPress管理画面の場所
• ・制作会社の連絡先
• ・保守管理の対応範囲
• ・問い合わせフォームの通知先
• ・社内の担当者

制作会社へ依頼した方がよいこと

• ・WordPress本体やプラグインの更新
• ・不具合の原因調査
• ・バックアップと復元
• ・セキュリティ対策
• ・デザインの変更
• ・新しいページの作成
• ・表示速度の改善
• ・サイトリニューアル

任せることと、把握することを分けて考えることが大切です。

自社で契約状況を確認できる状態にしておくと、問題が起きたときにも対応しやすくなります。

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管理情報を整理するときのチェックリスト

ホームページ管理を制作会社へ任せている場合は、次の項目を確認しましょう。

• ・ホームページのURLを把握しているか
• ・制作会社の連絡先が分かるか
• ・保守管理の対応範囲を把握しているか
• ・WordPress管理画面のURLが分かるか
• ・自社用の管理者アカウントがあるか
• ・ドメイン管理会社が分かるか
• ・ドメインの契約名義が分かるか
• ・ドメインの更新期限を確認できるか
• ・サーバー会社が分かるか
• ・サーバーの契約名義が分かるか
• ・サーバーの更新期限を確認できるか
• ・バックアップの取得状況を確認できるか
• ・問い合わせフォームを定期的に確認しているか
• ・会社のメールを送受信できるか
• ・不具合が起きたときの相談先が分かるか
• ・ログイン情報を安全に保管しているか
• ・担当者変更時の引き継ぎ資料があるか

すべてを一度に整理することが難しい場合は、まずドメイン、サーバー、WordPress、バックアップ、問い合わせフォームから確認しましょう。

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まとめ｜制作会社へ依頼しながら、自社でも状況を把握する

ホームページの専門的な管理を制作会社へ依頼すること自体は、問題ありません。

ただし、すべてを任せきりにし、自社で契約状況や管理情報をまったく把握していない状態には注意が必要です。

少なくとも、次の内容は自社でも確認できる状態にしておきましょう。

• ・ドメインの契約先、名義、更新期限
• ・サーバーの契約先、名義、更新期限
• ・WordPress管理画面のURLと自社用アカウント
• ・バックアップの取得状況
• ・問い合わせフォームの通知先
• ・会社メールの管理状況
• ・制作会社の連絡先と保守管理の対応範囲

管理情報を整理しておくと、担当者の退職、制作会社の変更、ホームページの不具合などが起きたときにも対応しやすくなります。

大阪本町を拠点とする株式会社リバースでは、WordPressの不具合対応、保守管理、SEO改善、表示速度の見直し、制作会社変更に伴う引き継ぎ、サイトリニューアルなど、現在の状況に合わせた対応をご提案しています。

「ホームページの管理を制作会社へ任せきりにしている」
「ドメインやサーバーの契約状況が分からない」
「WordPressのログイン情報が社内に残っていない」
「今後の保守管理を見直したい」

このような場合は、まず現在の管理状況を整理することが大切です。

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