ホームページの担当者が退職して更新できなくなったときの対応方法

「ホームページを担当していた社員が退職し、更新方法が分からなくなった」
「WordPressのログイン情報が社内に残っているか分からない」
「以前は社内で更新していたが、どのページを編集すればよいか分からない」

このようなお悩みはありませんか。

ホームページの管理を特定の担当者へ任せていると、退職や異動をきっかけに更新できなくなることがあります。

たとえば、WordPress管理画面のURL、ログインID、パスワード、制作会社の連絡先、サーバーやドメインの契約状況などが、社内で共有されていないケースです。

更新できない状態が続くと、古い会社情報、終了したサービス、以前の料金、退職したスタッフの情報などが掲載されたままになる可能性があります。

ただし、担当者が退職したからといって、すぐにホームページ全体を作り直す必要があるとは限りません。

まず、社内に残っている情報を確認し、現在どこまで管理できる状態なのかを整理することが大切です。

この記事では、ホームページの担当者が退職して更新できなくなったときの対応方法について、順番に分かりやすく解説します。

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ホームページ担当者が退職して更新できないときはどうする？

ホームページ担当者が退職し、更新できなくなった場合は、まず何が分からない状態なのかを整理しましょう。

たとえば、次のようなケースがあります。

• ・WordPress管理画面のURLが分からない
• ・ログインIDやパスワードが分からない
• ・管理画面へ入れるが、編集する場所が分からない
• ・制作会社の連絡先が分からない
• ・サーバー会社やドメイン管理会社が分からない
• ・保守管理の契約内容が分からない
• ・現在依頼している作業があるか分からない
• ・バックアップが残っているか分からない

まず、次の順番で確認しましょう。

• ・社内に残っている資料を確認する
• ・WordPress管理画面へログインできるか確認する
• ・制作会社へ管理情報を確認する
• ・サーバーとドメインの契約状況を確認する
• ・更新したい内容に優先順位を付ける
• ・自社で対応するか、外部へ依頼するか判断する

すべての情報がそろっていなくても問題ありません。

まず、分かる情報と分からない情報を整理することが重要です。

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まず確認｜何が分からない状態なのか整理する

担当者が退職したあとにホームページを更新できない場合は、どの段階で作業が止まっているのかを整理しましょう。

管理画面へ入れない

• ・WordPress管理画面のURLが分からない
• ・ログインIDやパスワードが分からない
• ・登録メールアドレスが分からない
• ・以前の担当者だけがログイン情報を把握していた

管理画面へ入れるが更新できない

• ・どのページを編集すればよいか分からない
• ・文章や画像を変更する場所が分からない
• ・アカウントの権限が不足している
• ・更新ボタンを押しても反映されない
• ・エラーメッセージが表示される

契約や管理状況が分からない

• ・制作会社との契約内容が分からない
• ・サーバーやドメインの契約先が分からない
• ・契約名義が自社か制作会社か分からない
• ・バックアップの有無が分からない

どこで止まっているかを整理すると、社内で解決できるのか、制作会社へ確認する必要があるのか、別の会社へ相談した方がよいのかを判断しやすくなります。

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対処法1｜社内に残っている資料を確認する

最初に、社内に残っている資料を確認しましょう。

以前の担当者が個人で管理していたように見えても、メール、共有フォルダ、契約書などに情報が残っている場合があります。

次の資料を確認しましょう。

• ・ホームページ制作時の契約書
• ・見積書
• ・請求書
• ・制作会社との過去のメール
• ・社内の共有フォルダ
• ・パスワード管理ツール
• ・担当者の引き継ぎ資料
• ・操作マニュアル
• ・ブラウザに保存されているログイン情報
• ・経理担当者が保管している支払い情報

過去のメールを検索するときは、次のような言葉を入力してみましょう。

• ・WordPress
• ・管理画面
• ・ログイン
• ・パスワード
• ・サーバー
• ・ドメイン
• ・FTP
• ・保守管理
• ・バックアップ
• ・ホームページ

制作会社名が分かる場合は、会社名でも検索しましょう。

情報が見つかった場合は、担当者個人のパソコンだけに保存せず、社内のルールに沿って安全に管理することが大切です。

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対処法2｜WordPress管理画面へログインできるか確認する

WordPressで制作されたホームページの場合は、管理画面へログインできるか確認しましょう。

一般的には、ホームページのURLの末尾に、

/wp-admin/

または、

/wp-login.php

を付けると、ログイン画面が表示される場合があります。

ただし、セキュリティ対策などにより、管理画面のURLが変更されている場合もあります。

次の内容を確認しましょう。

• ・WordPress管理画面のURL
• ・ログインID
• ・パスワード
• ・登録されているメールアドレス
• ・自社用の管理者アカウントがあるか
• ・以前の担当者個人のアカウントだけになっていないか
• ・退職した担当者のアカウントが残っていないか

登録メールアドレスを確認できる場合は、ログイン画面からパスワードを再設定できることがあります。

ただし、登録メールアドレスが退職した担当者の個人アドレスや、制作会社のアドレスになっている場合は、自社で再設定できないことがあります。

その場合は、制作会社やWordPress保守に対応できる会社へ相談しましょう。

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対処法3｜制作会社へ管理情報を確認する

ホームページを制作した会社が分かる場合は、現在の管理状況を確認しましょう。

次の内容を問い合わせます。

• ・WordPress管理画面のURL
• ・自社用の管理者アカウントを発行できるか
• ・サーバー会社と契約名義
• ・ドメイン管理会社と契約名義
• ・バックアップの取得状況
• ・現在の保守管理契約の内容
• ・更新作業を依頼できるか
• ・修正依頼の窓口
• ・不具合が起きた場合の連絡先

制作会社へ依頼するときは、担当者個人のメールアドレスだけでなく、代表メール、問い合わせフォーム、代表電話なども確認しましょう。

担当者が退職している場合や、以前の担当者へ連絡しても返信がない場合は、制作会社の代表窓口へ問い合わせることが大切です。

また、ログイン情報を共有してもらう場合は、メール本文へ直接記載するのではなく、安全な共有方法について確認しましょう。

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対処法4｜サーバーとドメインの契約状況を確認する

ホームページを継続して管理するためには、WordPress管理画面だけでなく、サーバーとドメインの情報も重要です。

ドメインとは、ホームページの住所にあたるものです。

サーバーとは、ホームページのデータを保管し、インターネット上に表示するための場所です。

次の内容を確認しましょう。

• ・ドメイン管理会社はどこか
• ・ドメインの契約名義は自社か、制作会社か
• ・ドメインの更新期限はいつか
• ・自動更新が設定されているか
• ・登録メールアドレスを確認できるか
• ・サーバー会社はどこか
• ・サーバーの契約名義は自社か、制作会社か
• ・サーバーの更新期限はいつか
• ・サーバー管理画面へログインできるか
• ・会社のメールも同じサーバーで管理しているか

ドメインやサーバーの契約名義が制作会社になっている場合は、今後の引き継ぎ方法を確認する必要があります。

契約先が分からない場合は、契約書、請求書、過去のメール、支払い履歴などを確認しましょう。

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対処法5｜更新したい内容に優先順位を付ける

担当者が退職したあとに更新する内容が複数ある場合は、優先順位を付けましょう。

すべてを一度に整理しようとすると、確認に時間がかかる場合があります。

早急に確認したい内容

• ・会社の住所や電話番号が間違っている
• ・問い合わせフォームからメールが届かない
• ・退職したスタッフの個人情報が掲載されている
• ・誤った料金や申込条件が掲載されている
• ・終了したサービスが掲載されている
• ・ホームページが表示されない
• ・不審なページへ転送される

早めに更新したい内容

• ・スタッフ情報を変更したい
• ・採用情報を更新したい
• ・画像を差し替えたい
• ・営業時間を変更したい
• ・新しいサービスを追加したい

今後の運用として整理したい内容

• ・ブログを定期的に更新したい
• ・施工事例を追加したい
• ・SEO改善を行いたい
• ・問い合わせ導線を見直したい
• ・保守管理を依頼したい

まず、緊急性が高い内容から順番に対応しましょう。

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自社で対応しやすい更新作業

WordPress管理画面へログインでき、操作方法を把握している場合は、自社で対応できる更新作業があります。

たとえば、次のような内容です。

• ・ブログ記事の投稿
• ・お知らせの掲載
• ・短い文章の修正
• ・営業時間の変更
• ・スタッフ情報の更新
• ・画像の差し替え
• ・既存ページ内のリンク変更

ただし、自社で対応できる範囲は、ホームページの作り方によって異なります。

同じWordPressでも、使用しているテーマ、プラグイン、ページ作成方法によって編集画面は異なります。

更新方法が分からない場合は、無理に操作せず、以前の操作マニュアルが残っていないか確認しましょう。

今後も自社で更新する場合は、新しい担当者向けの簡単なマニュアルを作成しておくと安心です。

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専門会社へ依頼した方がよい更新作業

次のような作業は、専門的な確認が必要になる場合があります。

• ・新しいページの作成
• ・デザインやレイアウトの変更
• ・問い合わせフォームの修正
• ・スマートフォン表示の調整
• ・表示崩れの修正
• ・WordPress本体やプラグインの更新
• ・不具合の原因調査
• ・バックアップと復元
• ・サーバー移行
• ・セキュリティ対策
• ・不正アクセスや改ざんへの対応

一見すると小さな修正でも、別のページや機能に影響する場合があります。

たとえば、問い合わせフォームの通知先を変更するときは、管理者側への通知メール、ユーザー側への自動返信メール、送信完了画面なども確認した方がよい場合があります。

また、WordPress本体やプラグインを更新するときは、作業前にバックアップの有無を確認しましょう。

WordPressの保守管理については、こちらもご覧ください。
→ WordPress保守・運用サポートはこちら

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以前の制作会社へ連絡できない場合はどうする？

以前の制作会社から返信がない、担当者が退職している、制作会社が廃業しているなどの理由で、相談できない場合もあります。

その場合でも、すぐにホームページ全体を作り直す必要があるとは限りません。

まず、次の情報を整理しましょう。

• ・ホームページのURL
• ・WordPress管理画面へログインできるか
• ・サーバー会社はどこか
• ・サーバー管理画面へログインできるか
• ・ドメイン管理会社はどこか
• ・ドメインの契約名義は誰か
• ・サーバーの契約名義は誰か
• ・バックアップが残っているか
• ・現在更新したい内容は何か

すべての情報が分からなくても問題ありません。

まず、分かる範囲で整理し、別の制作会社へ相談しましょう。

ホームページに不具合がある場合は、こちらもご覧ください。
→ ホームページの緊急復旧・トラブル対応はこちら

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別の制作会社へ更新作業だけ依頼できる？

ホームページを作った会社とは別の制作会社へ、更新作業だけを相談することもできます。

たとえば、次のような内容です。

• ・文章の修正
• ・住所や電話番号の変更
• ・営業時間の変更
• ・スタッフ情報の更新
• ・画像の差し替え
• ・採用情報の修正
• ・リンク切れの修正
• ・問い合わせフォームの確認
• ・WordPressの更新方法の確認
• ・バックアップの確認

ただし、対応できるかどうかは、ホームページの仕組み、管理画面の権限、サーバーの状態、現在の契約内容によって異なります。

現在の制作会社と保守管理契約を結んでいる場合は、別会社による修正に制限がないか確認しましょう。

また、他社が修正した場合に、現在の制作会社の保守対応が継続されるかも確認した方が安心です。

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今後の担当者変更に備えて整理したい情報

今回の対応が完了したら、今後の担当者変更に備えて、ホームページの管理情報を整理しましょう。

少なくとも、次の情報は社内で共有できる状態にしておくことが大切です。

• ・ホームページのURL
• ・WordPress管理画面のURL
• ・自社用のWordPress管理者アカウント
• ・制作会社の連絡先
• ・保守管理の対応範囲
• ・サーバー会社
• ・サーバーの契約名義
• ・サーバーの更新期限
• ・ドメイン管理会社
• ・ドメインの契約名義
• ・ドメインの更新期限
• ・バックアップの取得状況
• ・問い合わせフォームの通知先
• ・会社メールの管理状況
• ・不具合が起きたときの相談先

ログイン情報は、担当者個人のパソコンやメールだけに保存せず、社内ルールに沿って安全に管理しましょう。

また、ブログ投稿、お知らせ更新、画像差し替えなど、自社で行う作業については、簡単な操作マニュアルを作成しておくと安心です。

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担当者が退職したときのチェックリスト

ホームページ担当者が退職し、更新できなくなった場合は、次の項目を確認しましょう。

• ・ホームページのURLを把握しているか
• ・WordPress管理画面のURLが分かるか
• ・ログインIDとパスワードが分かるか
• ・登録メールアドレスを確認できるか
• ・自社用の管理者アカウントがあるか
• ・退職した担当者のアカウントが残っていないか
• ・操作マニュアルが残っているか
• ・制作会社の連絡先が分かるか
• ・保守管理の契約内容を確認できるか
• ・サーバー会社が分かるか
• ・ドメイン管理会社が分かるか
• ・サーバーとドメインの契約名義が分かるか
• ・バックアップの有無を確認できるか
• ・更新したい内容に優先順位を付けたか
• ・自社で対応する範囲を決めたか
• ・難しい作業は専門会社へ相談したか
• ・今後の引き継ぎ資料を作成したか

すべてを一度に整理する必要はありません。

まず、WordPress管理画面へログインできるか、制作会社へ連絡できるか、急いで更新したい内容があるかを確認しましょう。

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まとめ｜まず管理情報と更新したい内容を整理する

ホームページ担当者が退職して更新できなくなった場合は、まず何が分からない状態なのかを整理しましょう。

主に確認したい内容は、次のとおりです。

• ・WordPress管理画面のURLとログイン情報
• ・自社用の管理者アカウント
• ・制作会社の連絡先と保守管理契約
• ・サーバー会社と契約名義
• ・ドメイン管理会社と契約名義
• ・バックアップの取得状況
• ・急いで更新したい内容

ブログ投稿、お知らせ更新、短い文章修正などは、自社で対応できる場合があります。

一方で、管理画面へ入れない、表示崩れがある、問い合わせフォームが動かない、WordPress本体やプラグインを更新したいといった場合は、専門会社へ相談した方がよい場合があります。

以前の制作会社へ連絡できない場合でも、すぐにホームページ全体を作り直す必要があるとは限りません。

分かる情報から整理し、別の制作会社へ更新作業や保守管理を相談する方法もあります。

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「担当者が退職し、ホームページを更新できない」
「WordPressのログイン情報が分からない」
「以前の制作会社へ連絡できない」
「今後の管理体制も見直したい」

このような場合は、分かる情報から整理し、お気軽にご相談ください。

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